Przejdź do treści 
Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych wprowadza w 2025 roku zasadnicze zmiany w systemie dotacji dla placówek edukacyjnych. Kwota potrzeb oświatowych została ustalona na poziomie 102,6 miliarda złotych i będzie rozdysponowana między jednostki samorządu terytorialnego w Polsce.
Dotychczasowa część oświatowa subwencji ogólnej przestaje obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, co stanowi najistotniejszą zmianę dla sektora edukacji w ostatnich latach. Dyrektorzy przedszkoli muszą dostosować się do nowych zasad rozliczania dotacji, które bezpośrednio wpłyną na funkcjonowanie ich placówek.
Błędy w rozliczeniu środków finansowych mogą skutkować koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami. Standard „A” w 2025 roku wzrasta o 5,4% i wynosi 9 477 zł, natomiast dla dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju oraz z niepełnosprawnościami kwota potrzeb oświatowych zwiększa się o 0,9%.
Niniejszy przewodnik przedstawia kluczowe aspekty zmian w systemie finansowania – od naliczania dotacji po zasady ich prawidłowego rozliczania. Omówimy najczęstsze błędy, praktyczne wskazówki oraz proces kontroli i zakres odpowiedzialności dyrektora.
Zmiany w systemie finansowania oświaty w 2025 roku
Nowy system finansowania placówek oświatowych wprowadza zasadnicze modyfikacje w sposobie rozliczania środków przeznaczonych na edukację. Zmiany te wpłyną bezpośrednio na funkcjonowanie przedszkoli i szkół w całej Polsce.
Koniec subwencji oświatowej i wprowadzenie kwoty potrzeb
Dotychczasowa część oświatowa subwencji ogólnej przestaje obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Zastępuje ją kwota potrzeb oświatowych, która ma lepiej odzwierciedlać rzeczywiste wydatki placówek edukacyjnych. Łączna kwota potrzeb oświatowych na 2025 rok wyniesie 102,652 mld zł, co oznacza wzrost o 10,5 mld zł (11,4%) w porównaniu z łączną sumą subwencji oświatowej i dotacji przedszkolnej z roku 2024.
Podstawę obliczeń stanowi standard A – kwota przypisana na jednego ucznia. Standard ten wzrośnie w 2025 roku o 5,4% (około 486 zł) i osiągnie poziom 9 477 zł. System wag modyfikuje kwotę na jednego ucznia w zależności od typu placówki i specyficznych potrzeb edukacyjnych.
Wszystkich przedszkolaków objęto systemem finansowania potrzeb oświatowych, niezależnie od wieku. Nowy system obejmie także dzieci w wieku od 2,5 do 5 lat, co ma dostosować finansowanie do rzeczywistych potrzeb placówek przedszkolnych.
Nowa ustawa o finansowaniu zadań oświatowych 2025
Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 6 marca 2025 roku w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. 2025 poz. 439) stanowi podstawę nowego modelu finansowania oświaty. Ustawa ta, wraz z rozporządzeniem Ministra Edukacji z 18 grudnia 2024 roku w sprawie sposobu podziału łącznej kwoty potrzeb oświatowych między jednostki samorządu terytorialnego w roku 2025, reguluje nowe zasady dotowania placówek edukacyjnych.
Dotację przedszkolną zlikwidowano, a środki przeznaczone na wychowanie przedszkolne włączono do kwoty potrzeb oświatowych. Zgodnie z nowymi przepisami, punktem odniesienia dla naliczenia potrzeb oświatowych będzie dzień 15 czerwca danego roku (wyjątkowo dla 2025 roku przyjęto stan na dzień 15 maja 2024 r.).
Wpływ zmian na przedszkola publiczne i niepubliczne
Nowy model finansowania uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi stanowi najistotniejszą zmianę dla przedszkoli. Wysokość przekazywanych środków dla uczniów z autyzmem, zespołem Aspergera lub niepełnosprawnościami sprzężonymi będzie uzależniona od tygodniowej liczby godzin wsparcia.
System wag w oddziałach ogólnodostępnych:
- 0 godzin wsparcia – waga równa 0 (brak dodatkowego finansowania)
- Do 2 godzin wsparcia – waga 1,5 (14 215 zł)
- Powyżej 2 do 5 godzin – waga 3,6 (34 117 zł)
- Powyżej 5 do 10 godzin – waga 7,1 (67 287 zł)
- Powyżej 10 godzin – waga 9,5 (90 031 zł)
Oddziały integracyjne utrzymają dotychczasowe finansowanie, natomiast w oddziałach specjalnych wskaźnik wzrośnie z 9,5 do 10. Dyrektorzy przedszkoli muszą skrupulatnie wypełniać informacje o liczbie godzin wsparcia w Systemie Informacji Oświatowej, ponieważ bezpośrednio wpłynie to na wysokość otrzymywanych środków.
Naliczanie dotacji przedszkolnej w 2025 roku
Podstawowa kwota dotacji (PKD) stanowi fundament naliczania środków finansowych dla przedszkoli w 2025 roku. Zgodnie z ustawą o finansowaniu zadań oświatowych, dotacje są obliczane na podstawie faktycznych wydatków zaplanowanych na utrzymanie placówek samorządowych w danym roku budżetowym.
Znaczenie liczby godzin wsparcia dla wysokości dotacji
Kluczową zmianą w 2025 roku jest uzależnienie wysokości dotacji dla dzieci z niepełnosprawnościami od tygodniowej liczby godzin wsparcia. Dotyczy to przede wszystkim uczniów z autyzmem, zespołem Aspergera oraz niepełnosprawnościami sprzężonymi uczęszczających do oddziałów ogólnodostępnych.
Liczba godzin wsparcia obejmuje tygodniową sumę:
- godzin zajęć wychowania przedszkolnego realizowanych indywidualnie z uczniem lub w małych grupach do 5 osób
- godzin zajęć rewalidacyjnych i psychologiczno-pedagogicznych realizowanych indywidualnie
- połowy liczby godzin zajęć rewalidacyjnych i psychologiczno-pedagogicznych organizowanych grupowo
- godzin zajęć realizowanych przez nauczycieli i specjalistów z zakresu pedagogiki specjalnej
- godzin wsparcia udzielanego przez pomoc nauczyciela
Wprowadzenie prawidłowych danych do Systemu Informacji Oświatowej jest niezbędne dla otrzymania właściwej kwoty dotacji. Brak aktualizacji informacji o liczbie godzin wsparcia skutkuje brakiem lub zmniejszeniem przyznanych środków.
System wag finansowych dla dzieci z orzeczeniami
System przyznaje odpowiednie wagi finansowe w zależności od rodzaju niepełnosprawności oraz liczby godzin wsparcia:
Placówki specjalne:
- Waga P87 (wartość 10,00) – dla dzieci z niepełnosprawnościami sprzężonymi lub autyzmem w oddziałach specjalnych
Placówki ogólnodostępne – dzieci z autyzmem lub niepełnosprawnościami sprzężonymi:
- Powyżej 10 godzin wsparcia – waga 9,5 (około 90 tys. zł rocznie)
- Od 5 do 10 godzin wsparcia – waga 7,1 (około 67 tys. zł rocznie)
- Od 2 do 5 godzin wsparcia – waga 3,6 (około 34 tys. zł rocznie)
- Do 2 godzin wsparcia – waga 1,5 (około 14 tys. zł rocznie)
- Brak wsparcia – waga 0 (brak dodatkowego finansowania)
Inne rodzaje niepełnosprawności:
- Dzieci niewidome, słabowidzące, z niepełnosprawnością ruchową, afazją lub lekką niepełnosprawnością intelektualną – waga 2,9
- Dzieci niesłyszące, słabosłyszące lub z umiarkowaną/znaczną niepełnosprawnością intelektualną – waga 3,6
Dodatkowo naliczane są wagi związane z wiekiem dziecka oraz wielkością placówki.
Zasady prawidłowego rozliczania dotacji
Rozliczanie dotacji przedszkolnej wymaga przestrzegania określonych zasad, których naruszenie może skutkować koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami. Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych określa cztery podstawowe zasady wydatkowania środków publicznych.
Wydatkowanie zgodnie z celem dotacji
Dotacje przedszkolne służą wyłącznie realizacji zadań placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej. Przepisy zezwalają na finansowanie:
- wynagrodzeń kadry pedagogicznej jako podstawowy wydatek zgodny z przeznaczeniem
- zakupu wyposażenia bezpośrednio służącego realizacji zadań oświatowych
- ubezpieczenia budynku i wyposażenia wykorzystywanego do działalności oświatowej
- kosztów obsługi prawnej, finansowej, księgowej i administracyjnej
Wydatki niezwiązane bezpośrednio z edukacją, wychowaniem i opieką nad uczniami nie mogą być pokrywane z dotacji oświatowej.
Dokumentacja wydatków: faktury, umowy, IPET
Dokumentowanie każdego wydatku finansowanego z dotacji jest obowiązkowe. Podstawę stanowią faktury, umowy oraz dowody księgowe potwierdzające wydatkowanie środków. Dla dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego niezbędne jest prowadzenie Indywidualnych Programów Edukacyjno-Terapeutycznych (IPET).
Dokumentacja ta umożliwia wykazanie zgodności wydatków z celami dotacji podczas kontroli przeprowadzanej przez organy nadzorujące.
Metoda kasowa i terminy rozliczeń
Dotacje oświatowe podlegają rozliczeniu metodą kasową – liczy się moment faktycznego wydatkowania środków, a nie data wystawienia faktury czy wykonania usługi. Oznacza to, że:
- decydująca jest data zapłaty konkretnego wydatku
- środki muszą zostać faktycznie wydane w roku budżetowym, na który przyznano dotację
- data wystawienia faktury nie ma znaczenia – istotne jest, kiedy pieniądze opuściły rachunek bankowy
Zaleca się gromadzenie i przechowywanie potwierdzeń zapłaty, szczególnie dla wydatków realizowanych pod koniec roku budżetowego.
Zwrot niewykorzystanych środków
Dotacje niewykorzystane do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego do 31 stycznia następnego roku. Zwrot w ustawowym terminie nie powoduje naliczania odsetek. Jeśli zwrot nastąpi po tym terminie, od zwracanej kwoty naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od 1 lutego.
Dotacje wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia tych okoliczności. Odsetki naliczane są od dnia przekazania dotacji.
Najczęstsze błędy w rozliczaniu dotacji i praktyczne wskazówki
Nieprawidłowości w wykorzystaniu i rozliczeniu dotacji oświatowej mogą skutkować koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami oraz negatywną oceną w przyszłych postępowaniach dotacyjnych. Dyrektorzy przedszkoli powinni zwrócić szczególną uwagę na kluczowe obszary ryzyka.
Wydatki wykluczzone z finansowania dotacji
Dotacja przedszkolna nie może finansować wydatków niezwiązanych bezpośrednio z procesem edukacyjnym, wychowawczym lub opiekuńczym. Najczęstsze nieprawidłowości obejmują finansowanie kosztów reklamy i promocji placówki, w tym kampanii reklamowych oraz materiałów marketingowych. Niedozwolone jest również pokrywanie składek ZUS organu prowadzącego, nawet jeśli wykonuje zadania na rzecz przedszkola.
Problematyczne może być finansowanie ubezpieczeń budynku, pracowników i dzieci – lepszym rozwiązaniem jest włączenie kwoty ubezpieczenia do wynagrodzenia pracownika. Dotacja nie może pokrywać odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań ani wydatków na prace remontowe zwiększające wartość nieruchomości należącej do innego podmiotu.
Wyłączone z finansowania są również wydatki dotyczące wyłącznie organu prowadzącego, w tym koszty kształcenia czy uczestnictwa w konferencjach osoby prowadzącej, jeśli nie odnoszą się do zagadnień pedagogicznych.
Przykłady prawidłowego wydatkowania środków
Dotacja oświatowa może finansować wynagrodzenia kadry pedagogicznej i pracowników administracyjnych, z zastrzeżeniem limitu 150% lub 250% średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego. Dopuszczalny jest zakup pomocy dydaktycznych i wyposażenia bezpośrednio służącego realizacji zadań oświatowych.
Środki można przeznaczyć na koszty obsługi prawnej, finansowej i księgowej związanej z funkcjonowaniem placówki oraz wydatki na utrzymanie budynku, w którym prowadzone są zajęcia.
Aktualizacja danych w Systemie Informacji Oświatowej
Wprowadzenie prawidłowych danych dotyczących rzeczywistej liczby uczniów do SIO stanowi warunek przekazania dotacji. Od kwietnia 2025 roku obowiązują zaktualizowane kwoty dotacji oświatowych, co wiąże się z nowymi zasadami obliczania, zwłaszcza dla dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego.
Szczególnie istotne jest uzupełnianie informacji o godzinach wsparcia dla dzieci z niepełnosprawnościami, ponieważ bezpośrednio wpływa to na wysokość otrzymywanych środków finansowych. Zaniechanie aktualizacji danych może skutkować odmową wypłaty dotacji lub jej zmniejszeniem.
Kontrola i odpowiedzialność dyrektora
Właściwe przygotowanie do kontroli dotacji stanowi istotny element zarządzania placówką. Znajomość procedur kontrolnych oraz zakresu odpowiedzialności pozwala dyrektorom przedszkoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z nieprawidłowościami w rozliczeniach.
Uprawnienia i zakres kontroli
Kontrolę poprawności pobrania i wydatkowania dotacji oświatowej przeprowadzają wyłącznie pracownicy jednostki samorządu terytorialnego udzielającej dotacji. Zatrudnianie zewnętrznych podmiotów do tego zadania jest niedopuszczalne. Kontrolujący muszą posiadać pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli i przedłożyć je dyrektorowi placówki przed rozpoczęciem czynności.
Kontrola może obejmować maksymalnie okres pięciu ostatnich lat budżetowych. Oznacza to, że w 2025 roku kontrolowany może być najwcześniej rok 2020. Wcześniejsze okresy nie podlegają weryfikacji.
Przygotowanie dokumentacji do kontroli
Dyrektor przedszkola ma prawo do 14 dni na przygotowanie dokumentacji od momentu otrzymania zawiadomienia o kontroli. Okres ten należy wykorzystać na uporządkowanie i sprawdzenie dokumentów związanych z dotacją.
Podstawowe prawa kontrolowanego obejmują:
- okazywanie dokumentów bez obowiązku ich kopiowania czy skanowania
- przeprowadzanie kontroli wyłącznie w godzinach pracy placówki
- ograniczenie kontroli do terenu placówki, nie w urzędzie
- kontrolę obejmującą wyłącznie dokumentację dotyczącą pobrania i wydatkowania dotacji
Podczas przygotowań należy sprawdzić, czy faktury rozliczane dotacją zostały faktycznie opłacone w danym roku budżetowym oraz czy posiadają odpowiednie oznaczenia sposobu płatności.
Konsekwencje nieprawidłowości w rozliczeniach
Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlega zwrotowi wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Odsetki naliczane są od dnia przekazania dotacji, co może znacząco zwiększyć kwotę do zwrotu.
Dyrektor placówki ponosi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, co w skrajnych przypadkach może skutkować odwołaniem ze stanowiska bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dodatkowe konsekwencje to zwiększona częstotliwość kontroli w przyszłości oraz utrata zaufania organu dotującego.
Podsumowanie
Rozliczanie dotacji przedszkolnych w 2025 roku wymaga dostosowania się do nowego systemu finansowania oświaty. Zastąpienie subwencji oświatowej kwotą potrzeb oświatowych oznacza konieczność dokładnego zrozumienia zmienionych przepisów oraz przestrzegania zasad rozliczeń finansowych.
Wysokość dotacji dla dzieci z niepełnosprawnościami zależy od liczby godzin wsparcia. Aktualizacja danych w Systemie Informacji Oświatowej staje się warunkiem otrzymania odpowiednich środków finansowych. Nieaktualne informacje mogą skutkować zmniejszeniem kwoty dotacji, co wpływa na realizację zadań placówki.
Metoda kasowa stosowana przy rozliczaniu dotacji wymaga uwagi przy planowaniu wydatków. Środki muszą zostać wydatkowane w roku budżetowym, na który zostały przyznane. Niewykorzystane kwoty podlegają zwrotowi do 31 stycznia następnego roku.
Właściwe dokumentowanie wydatków oraz przestrzeganie zasady zgodności z przeznaczeniem dotacji stanowi podstawę bezpiecznego funkcjonowania placówki. Nieprawidłowości mogą prowadzić do zwrotu środków wraz z odsetkami oraz odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Przygotowanie do kontroli powinno stanowić stały element zarządzania finansami przedszkola. Znajomość procedur kontrolnych oraz staranne prowadzenie dokumentacji ułatwia przejście przez weryfikację bez negatywnych konsekwencji.
Wobec złożoności przepisów oraz konsekwencji błędów w rozliczeniach, dyrektorzy przedszkoli mogą skorzystać z fachowej pomocy. Sprawdź naszą ofertę na rozliczanie dotacji oświatowych i skontaktuj się z nami!
